Die Apostille, manchmal auch Haager Apostille genannt, ist eine Form der Beglaubigung im internationalen Urkundenverkehr. Sie findet im Rechtsverkehr zwischen solchen Staaten Verwendung, die Mitgliedsstaaten des Übereinkommens sind, das 1961 auf der Haager Konferenz für Internationales Privatrecht getroffen wurde.
Die Apostille wird dafür verwendet, die Echtheit der Unterschrift, die Unterzeichungsumstände und je nach Gegebenheit die Echtheit eines Stempels oder Siegels, was auf der Urkunde zu finden ist, zu bestätigen. Infolge der Einführung der Apostille im Jahr 1961 wurde der internationale Rechtsverkehr deutlich vereinfacht. Aus heutiger Sicht trägt sie wesentlich zur Globalisierung bei, da internationale Rechtswege sehr viel schneller und weniger bürokratisch gestaltet werden können.
Doch wie funktioniert das?
Hauptsächlich ist eine Apostille nur auf öffentlichen Urkunden zu finden. (Ob eine Urkunde als öffentlich bezeichnet wird, ist durch Artikel 1 des Haager Übereinkommens klar definiert. Dabei kommt allerdings immer das innerstaatliche Recht der jeweiligen Ausstellungsbehörde zur Anwendung.) Dargestellt wird die Apostille durch einen Stempel, der quadratisch und mindestens 9 Zentimeter breit bzw. lang sein muss. Die Sprache, in der die Apostille ausgefüllt ist, kann die Amtssprache der ausstellenden Behörde sein, allerdings kann sie auch beispielsweise auf Englisch oder Französisch verfasst sein. (Die Überschrift muss dabei zwingend auf Französisch formuliert sein.)
Mittlerweile wird eine App entwickelt, die die Administratorenregister führen und die Apostille also in elektronischer Form ausstellen kann. Resultat dessen wäre, dass man zukünftig zu jedem Zeitpunkt an egal welchem Ort auf der Welt überprüfen könnte, ob das Zustandekommen der Apostille seine Richtigkeit hat. Ausgestellt wird die Apostille lediglich von den jeweiligen staatlichen Stellen für Urkunden, die im Tätigkeitsbereich der öffentlichen Verwaltung Anwendung finden. Sind die Urkunden privater oder öffentlicher Natur, aber für den Rechtsprechungsprozess notariell oder gerichtlich beurkundet, so wird die Apostille ausschließlich von Gerichten hergestellt. Je nach Kontext können auch die jeweiligen Justizministerien dafür zuständig sein.
Eine Besonderheit stellt die Anwendung im Kontext der Bestimmungen dar. Nur wenn diese zu streng ausfallen, kommt die Apostille gemäß Artikel 8 des Haager Übereinkommens zur Anwendung. Bei leichteren Bestimmungen, vor allem bei einer Befreiung von Beglaubigungen jedweder Art, darf eine Apostille nicht für eine Verschlechterung der Bestimmungen führen.
Mitgliedsstaaten des Haager Übereinkommens
Zurzeit gibt es 117 Vertrags- und Mitgliedsstaaten des Haager Übereinkommens. Wenn ein neuer Staat im Begriff ist, dem Übereinkommen beizutreten, muss er dafür beim niederländischen Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten eine Beitrittsurkunde hinterlegen. Dies setzt die sogenannte Aufnahmeroutine in Gang, woraufhin der Beitritt rechtskräftig wird.
Da einige Staaten im Verdacht standen und teils noch stehen, ihre eigenen Bevölkerungen lediglich vor bürokratischen Nachteilen zu schützen, haben andere Mitgliedsstaaten Einspruch gegen den Beitritt dieser Staaten erhoben. Dabei stellt der folgende Prozess insofern eine weitere Besonderheit dar, dass lediglich das bilaterale Verhältnis zwischen den einsprechenden und den beeinspruchten Staaten nicht wirksam wird; auf die restlichen Mitgliedsstaaten hat dies keinen Einfluss, der Beitritt tritt dort vollständig in Kraft. Im Falle Deutschlands sind dort konkret Aserbaidschan, Burundi, die Dominikanische Republik, Indien, Kirgisistan, der Kosovo, Liberia, die Republik Moldau, die Mongolei, Paraguay, Tadschikistan, Tunesien und Usbekistan zu nennen. Im bilateralen Verhältnis zwischen Deutschland und diesen Ländern findet die Apostille aus dem Grund des von Deutschland erhobenen Einspruchs gegen den Beitritt dieser Länder keine Anwendung. Allerdings gibt es über 100 andere Staaten, gegenüber denen das Übereinkommen von deutscher Seite aus in Kraft getreten und wirksam ist.
Es gibt allerdings einen Sonderfall: Österreich hat lediglich gegen den Beitritt der Dominikanischen Republik, Kirgisistan, der Mongolei und Usbekistan Einspruch erhoben. Resultat dessen ist, dass deutschsprachige Urkunden, die im Kontext des Verhältnisses zu Staaten stehen, gegen deren Beitritt zum Übereinkommen Deutschland Einspruch erhoben hat, Österreich jedoch nicht, in Österreich beglaubigt und mit Apostille versehen werden können. Da es zwischen Deutschland und Österreich keinerlei derartige Einschränkungen gibt, sind diese jeweiligen in Österreich ausgestellten Urkunden auch in Deutschland uneingeschränkt wirksam und gültig.