Angebote & Rechnungen auf Englisch stellen - wir zeigen, wie es geht!
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Geschäftliche Korrespondenz auf Englisch – nicht so schwer wie gedacht

Die Rechnungsstellung auf Englisch ist im internationalen Geschäft selbstverständlich. Eigentlich ist sie gar nicht so schwierig, wie zuerst vermutet. Allerdings ist es wichtig, dass du die Fachbegriffe korrekt übersetzt. Zusätzlich muss sie den Vorgaben des Finanzamtes genügen.

Obwohl die Rechnungsstellung auf Englisch erfolgt, ist es wichtig, dass du eine deutsche Ausführung hast. Diese legst du stets in deiner Buchhaltung ab. Das liegt daran, dass für die Abgabenordnung Deutsch als Amtssprache gilt – selbst dann, wenn die Rechnungsstellung auf Englisch erfolgt.

Was du allgemein beachten solltest

Grundsätzlich gelten für deine Rechnungsstellung auf Englisch dieselben Anforderungen wie auf Deutsch. Das bedeutet, sie muss sämtliche Pflichtangaben enthalten. Dazu gehören:

  • Der vollständige Name deines Unternehmens und der des Kunden inklusive Anschrift.
  • Steuernummer und USt-IdNr.
  • Rechnungsnummer und Rechnungsdatum.
  • Produktbeschreibung sowie Preis und Menge.

Rechnungsstellung auf Englisch

Als Regelunternehmer mit Kunden im EU-Ausland musst du eine Rechnungsstellung auf Englisch vornehmen. Die Grundlage für das Erstellen ist das Reverse-Charge-Verfahren. Dieses Verfahren besagt, dass ein Kunde im EU-Ausland bei der Rechnungsstellung auf Englisch anderen Verpflichtungen nachkommen muss.

Dabei fällt die Steuerschuldnerschaft auf eben diesen Geschäftspartner. Die Umsatzsteuer für seine Geschäfte führst du demnach nicht an das Finanzamt ab, sondern der Kunde übernimmt diese Bringschuld.

Konkret bedeutet das für deine Rechnungsstellung auf Englisch:

  • Es wird keine Umsatzsteuer berechnet.
  • Du gibst beide Umsatzsteuer-Identifikationsnummern an.
  • Du merkst an, dass das Reverse-Charge-Verfahren greift.
  • Die wichtigsten Begriffe für deine Rechnungsstellung auf Englisch sind demnach die folgenden:
  • VAT bedeutet Umsatzsteuer.
  • VAT ID, VAT registration number oder EU VAT number bezeichnen die USt-IdNr.
  • Die gängige Formulierung für die Einleitung des Reverse-Charge-Verfahrens ist: „According to the reverse charge system, tax liability transfers to the recipient of the services.“
Rechnungen und angebote auf Englisch stellen ist einfacher, als gedacht!
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Nützliche Sätze und Phrasen für deine englische Rechnung

Eine Rechnung auf Englisch zu schreiben kostet nur dann viel Zeit, wenn du sie immer wieder neu erstellst. Mit einer passenden Vorlage gestaltet sich dies erheblich leichter – für deine Rechnungsstellung auf Englisch kannst du diese gängigen Formulierungen einsetzen:

  • Please find attached our invoice for… (Im Anhang finden Sie unsere Rechnung für…)
  • Payment is due within 30 days. (Die Zahlung ist innerhalb von 30 Tagen zu begleichen.)
  • The total amount due is… (Der fällige Gesamtbetrag beläuft sich auf…)
  • Thank you for your order (Danke für Ihren Auftrag!)

Wenn du die Rechnungsstellung auf Englisch auslagern möchtest, bietet sich ein professionelles Rechnungsprogramm an. Es übernimmt die Rechnungsstellung und erfüllt die Kriterien für das jeweilige Zielland.

Angebote auf Englisch richtig stellen

Wie für die Rechnungsstellung auf Englisch gelten auch für englische Angebote einige Besonderheiten. Damit weichen sie vom deutschsprachigen Standard ab. Eine klare Vorgehensweise beim Angebot stellen auf Englisch ist hilfreich:

  • Das Angebot beginnt mit der Betreffzeile.
  • Anschließend nimmst du Bezug auf ein vorheriges Angebot.
  • Beschreibe dein Unternehmen sinnvoll in einem kurzen Satz.
  • Biete zusätzliche Informationen auf deiner Internetseite an.
  • Liefere Details zu den Produkten und den Preisen, die du anbietest.
  • Stelle deine Zahlungs- und Lieferbedingungen klar.
  • Schließe das Angebot auf Englisch mit einer passenden Endung ab.

Nützliche Sätze und Phrasen für deine Angebote auf Englisch

Auch beim Angebot stellen auf Englisch kannst du verschiedene Standard-Phrasen verwenden. Sie bieten dir eine feste Struktur und geben dem Text einen professionellen Rahmen:

  • Thank you for enquiring about our services. (Danke, dass Sie sich nach unseren Dienstleistungen erkundigt haben.)
  • We are happy, to make the following offer. (Wir freuen uns, folgendes Angebot zu unterbreiten.)
  • We supply a broad range of services for your industry. (Wir bieten eine große Bandbreite an Dienstleistungen für Ihre Branche an.)
  • As requested, we are enclosing our demonstration model. (Wie angefordert senden wir Ihnen und Demo-Modell.)
  • This offer is valid for two weeks only. (Dieses Angebot ist nur für zwei Wochen gültig.)
  • We enclose our catalogues. (Wir legen unseren Katalog bei.)
  • We hope, our offer meets with your expectations. (Wir hoffen, unser Angebot entspricht Ihren Erwartungen.)

Fazit

Du findest zahlreiche Vorlagen für gelungene Rechnungen und kannst auf eine Softwarelösung deines Vertrauens setzen. Dasselbe gilt, wenn Du Angebote auf Englisch erstellen möchtest. Wichtig dabei ist, dass du die rechtlichen Vorgaben des Ziellandes beachtest. Für eine erfolgreiche Rechnungsstellung auf Englisch solltest du außerdem prüfen, ob der Zoll zusätzliche Dokumente von dir benötigt. Solange du dich darüber informierst, wie Rechnungen im gewünschten Zielland auszusehen haben, gelingen sie dir ohne größere Probleme.