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Apostille übersetzen lassen

Eine Apostille ist eine Beglaubigungsform, die im internationalen Urkundenverkehr benötigt wird, damit öffentliche Urkunden auf internationaler Ebene offiziell anerkannt werden können (z.B. notarielle Beurkundungen). Die Apostille muss ordnungsgemäß in einem der Mitgliedsländer ausgestellt werden. Dadurch wird die rechtliche Gültigkeit in anderen Mitgliedsstaaten akzeptiert. Die Ausstellung muss durch die zuständige staatliche Stelle des Herkunftslandes geschehen.

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Die Grundregeln zum Gebrauch von Apostillen werden von der Haager Konferenz vom 5. Oktober 1961 vorgegeben. Ursprünglich nahmen daran 115 Länder teil und die Bundesrepublik Deutschland ist eines davon. Die Konferenz legte das Konzept der Apostille fest und entwickelte ein Formular, dass vorgedruckt etwa 9×9 Zentimeter groß sein muss und zehn nummerierte Felder beinhaltet, die von der zuständigen Behörde ausgefüllt werden.

Das Ziel der Konferenz war es, die Notwendigkeit der Legalisation bestimmter offizieller Dokumente zu eliminieren, wann immer sie in einem anderen Land als dem Herkunftsland benötigt wurden. Die Pflicht eines Echtheitsnachweises für solche Dokumente erbringen zu müssen hatte in der Vergangenheit oftmals zu komplizierten und unnötigen Prozederen geführt, die von konsularischen Vertretungen durchgeführt werden mussten.

Die Initiatoren der Haager Konferenz waren sich darüber im Klaren, dass eine komplette Abschaffung des Legalisationsprozesses in manchen Fällen dazu geführt hätte, dass man die Echtheit einer Urkunde direkt mit der ausstellenden Behörde hätte prüfen müssen. Daher wurde als Alternative das Konzept der Apostille ins Leben gerufen. Sobald eine Apostille von der zuständigen Stelle erstellt wurde, besteht keine Notwendigkeit mehr für zusätzliche Beglaubigungen.

Jeder Staat, der das Abkommen unterzeichnet hat, wurde dazu aufgefordert, eine Stelle zu bestimmen, deren Zuständigkeit die Ausstellung der Apostille unterliegt. Alle Länder haben die Pflicht, das Außenministerium der Niederlande zu informieren, wenn das Abkommen in Kraft tritt. Bei der Behörde, die in den meisten Ländern für Apostillen zuständig sind, handelt es sich um das Auswärtige Amt eines jeweiligen Landes. In Deutschland jedoch ist es das Bundesverwaltungsamt. Es verfügt über die alleinige Verantwortung Apostillen auszustellen, die als Beleg für die Echtheit öffentlicher Urkunden dienen, die von offiziellen Stellen der Bundesrepublik ausgestellt wurden (wie z.B. Bundesministerien, Bundesämter oder Bundesgerichte).

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Wann wird eine Apostille benötigt?

Wie bereits erwähnt, werden Apostillen immer dann gebraucht, wenn ein offizielles Dokument in einem anderen Land als dem Ausstellungsstand vorgezeigt werden muss. Die Frage lautet nun, ob das Abkommen auf alle offiziellen Dokumente zutrifft, die im Ausland vorgezeigt werden müssen oder nur eine bestimmte Anzahl davon.

Zuerst müssen wir uns ins Gedächtnis rufen, dass eine Apostille lediglich in den Ländern gültig ist, die der Haager Konferenz unterliegen. Momentan existieren 115 Mitgliedsstaaten, Deutschland eingeschlossen. Sollte ein Land nicht Teil des Abkommens sein, dann wird ein anderer Prozess angewendet, und zwar der sogenannte Legalisationsprozess.

Die Bedingungen der Haager Konferenz betreffen öffentliche Urkunden aus dem Ausland. Das Abkommen beinhaltet folgende Dokumente:

  • Verwaltungsdokumente,
  • Beurkundungen von Notaren,
  • Dokumente, die von einer offiziellen Person oder einer offiziellen Einrichtung stammen, die einem Gericht, einem Strafgericht oder dem Staat zugehörig sind (dies schließt Dokumente der Staatsanwaltschaft, von Gerichtskurieren und Urkundsbeamten mit ein),
  • Offizielle Zertifikate, die an Dokumenten anhängen, die von Privatpersonen unterschrieben wurden, wie z.B. eine Registrationsbestätigung.

Jedoch sollte erwähnt werden, dass die Haager Konferenz von 1961 nicht auf die folgenden Dokumente zutrifft:

  • Dokumente, die von konsularischen Stellen oder diplomatischen Beauftragten erstellt wurden,
  • Verwaltungsdokumente, die in direkter Verbindung stehen mit geschäftlichen Transaktionen oder Zollprozessen.

Zweitens ist es nicht nötig, eine Apostille zu beantragen, wenn die gesetzlichen Regelungen eines Landes, oder eine Abmachung zwischen Mitgliedsstaaten, das Dokument aufgehoben oder vereinfacht haben. Aufgrund von bilateralen internationalen Übereinkommen sind öffentliche Urkunden aus Deutschland u.U. für bestimmte Länder von allen Formalitäten ausgenommen. Deutschland hat diese bilateralen Vereinbarungen mit den folgenden Ländern abgeschlossen: Belgien, Dänemark, Frankreich, Italien, Griechenland, Luxemburg und der Schweiz.

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Apostille und Legalisation: Was es bei Übersetzungen zu beachten gilt

Der Unterschied zwischen einer Apostille und einer Legalisation führt oft zu Missverständnissen. Jedoch gibt es eine einfache Erklärung: die Apostille ist die Beglaubigung eines Dokumentes. Sie muss immer von der übergeordneten Stelle der ausstellenden Behörde erzeugt werden. Wogegen die Legalisation die Authentizität des Austellers des Dokumentes bestätigt. Sie muss von der konsularischen Vertretung im Land ausgestellt werden, in dem das Dokument zum Einsatz kommen soll. In vielen Ländern wird die Legalisation entweder nicht benötigt oder durch die Apostille ersetzt.

Wichtig!

Die Regeln zu Apostillen und Legalisationen variieren von Land zu Land. Vor Beginn der Übersetzung muss man sich vergewissern, ob eine Apostille oder eine Legalisation benötigt wird. Sollte eine Apostille notwendig sein, dann sollte sie der Übersetzung beigelegt und ebenfalls übersetzt werden.